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Der Copytexter

Z.A.S.
Archivierungsprodukte eines der führenden Anbieters (B to B);
Website, Broschüre; Konzept und Text (Auszug)

Archivierung leicht gemacht

Professionelle Archivierung ist ein komplexes Geschäft mit vielfältigen Anforderungen und Leistungsmerkmalen. Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, haben wir die gängigsten Leistungen im Rahmen der Archivierung zu einfach handhabbaren Produkten zusammengefasst:

Z.A.S. OpenFile
das effiziente Archivsystem für alle wichtigen Geschäftsunterlagen, auf die im Bedarfsfall besonders schnell zugegriffen werden muss.

Z.A.S. Store
für die kostengünstige Lagerung größerer Mengen Geschäftsunterlagen und ähnlicher Archivgüter mit eher geringer Zugriffswahrscheinlichkeit.

Z.A.S. GxP
das spezielle Produkt nach GxP-Richtlinien für unsere Kunden aus den Bereichen Chemie, Pharma, Lebensmittel und Gesundheit.

Z.A.S. HighQ
das Archivsystem für besonders wertvolle oder schutzbedürftige Archivalien wie Ermittlungsakten oder museale Bestände.

Z.A.S. Backup
zur externen Sicherheitsarchivierung Ihrer digitalen Datenträger wie Discs, Bänder, Festplatten und verschiedene Mikroformen.

Z.A.S. Xterm
für die ordnungsgemäße Vernichtung Ihrer nicht mehr archivierungspflichtigen oder -würdigen Dokumente und Datenträger.

Z.A.S. OpenFile

Z.A.S. OpenFile ist das effiziente Archivsystem für alle wichtigen Geschäftsunterlagen, auf die im Bedarfsfall besonders schnell zugegriffen werden muss.

Dazu werden Ihre Archivmedien offen oder in ZAS Archivboxen verpackt in Flachboden-Archivregalsysteme eingelagert. Jedem Archivmedium wird ein millimetergenauer Standort zugewiesen und mit den elektronisch erfassten Indexierungskriterien verknüpft.

Zur barcode-gestützten Verwaltung erhält jedes Archivmedium außerdem eine unverwechselbare Identifikationsnummer (AID). Die Registratur des übernommenen Archivgutbestandes wird ebenfalls 1:1 übernommen, so dass Ihnen keine Vor- oder Nachbereitungsarbeiten entstehen.

Dank der hohen Zugriffsgenauigkeit und -geschwindigkeit eignet sich Z.A.S OpenFile zum Beispiel besonders für

- Patientenakten
- Kundenakten
- Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen
- Lohn- und Personalakten

Datenschutzrechtlich besonders sensible Unterlagen wie Patienten- oder Lohnakten können in versiegelten Z.A.S. Archivboxen übergeben werden, so dass selbst gemäß § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtete Mitarbeiter unseres Hauses keine Einsicht in die betreffenden Belege
erhalten können.

Die Archivmedienerfassung erfolgt bei versiegelter Archivgutübergabe bereits bei der Archivübernahme in den Räumlichkeiten unserer Kunden. Hierfür stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

- Terminal Client Erfassung
- Datenimport über Indexierungsblätter
- Onlineerfassungstool

Z.A.S. Store

Z.A.S. Store ist die ideale Lösung für die kostengünstige Lagerung größerer Mengen Geschäftsunterlagen und ähnlicher Archivgüter mit eher geringer Zugriffswahrscheinlichkeit.

Besonderes Merkmal der Store-Archivierung ist die kompakte, Platz sparende Hochregallagerung bei geringer Verschlagwortungstiefe. Das macht die Lagerkosten je Einheit sehr preiswert, erfordert bei Zugriffen aber auch einen höheren Aufwand als bei der OpenFile-Archivierung.

Mögliche Lagerarten für Z.A.S Store:

- Europalettenhochregallager
- Rackregallager für die Stapellagerung von Z.A.S.-Archivboxen
- Gitterboxarchivierung
- Containerlagerung

Die Z.A.S Store Archivierung bietet sich besonders an für Aktenbestände, auf die im Rahmen Ihrer Restaufbewahrungsfrist voraussichtlich nur noch selten zugegriffen werden muss, wie zum Beispiel Lieferscheine, bereits geprüfte Belege oder Insolvenzgeschäftsunterlagen.

Z.A.S. GxP

Z.A.S. GxP ist das spezielle Produkt für unsere Kunden aus den Bereichen Chemie, Pharma, Lebensmittel und Gesundheit. Es berücksichtigt die besonderen Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung nach den Bestimmungen der

- Good Laboratory Practice (GLP)
- Good Clinical Practice (GCP)
- Good Manufacturing Practice (GMP)

Z.A.S. war 2005 der erste Archiv- und Informationsmanagement-Dienstleister in Deutschland, der das offizielle GLP-Zertifikat nach den Richtlinien EMEA und FDA erhielt.

Zur Archivierung von GLP-, GCP- und GMP-Rohdaten bieten wir verschiedene Spezialarchive:

- Open file Archive zur Archivierung von papiergebundenen Rohdaten
- Film- und Röntgenbildarchiv
- Objektträgerarchiv
- Parafinblockarchiv
- Nassproben- und Gefahrgutarchiv
- Medizinisches Produktarchiv
- Proben- und Rückstellmusterarchiv
- Datenträgerarchiv
- Kältearchiv zur isothermischen Archivierung diagnostischer Proben

Die Z.A.S. GxP Archive zeichnen sich u. a. durch besonders hohe Sicherheitsvorkehrungen sowie gleich bleibende klimatische Lagerbedingungen aus und erfüllen selbstverständlich die Anforderungen der einschlägigen Richtlinien.

Optional bieten wir die Archivierung von GxP-Rohdaten auch in Hochsicherheitsarchiven mit automatischer Brandbekämpfungsanlage auf Gas-Basis an.

Wie bei der Z.A.S. OpenFile-Archivierung wird die Übernahme jedes einzelnen Archivmediums dokumentiert und jeder Aktenzugriff über eine Historienverwaltung lückenlos belegt.

Datenschutzrechtlich besonders sensible Unterlagen können in versiegelten Z.A.S.-Archivboxen übergeben werden, so dass selbst unsere nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichteten Mitarbeiter keine Einsicht in die betreffenden Belege haben. In diesem Fall erfolgt die Erfassung der Archivmedien bereits bei der Übernahme im Hause des Auftraggebers, wahlweise durch eigenes Personal oder Z.A.S.-Mitarbeiter. Dazu stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

- Terminal Client Erfassung
- Datenimport über Indexierungsblätter
- ZAS Onlineerfassungstool

Seit dem 1.9.2006 werden alle in Z.A.S.-Sicherheitsarchiven verwahrte Archivmedien mit unserer validierten Archivlogistiksoftware „Argument 2000“ EDV-technisch verwaltet. Darüber hinaus arbeiten wir derzeit
an der Konformitätserklärung nach 21 CFR Part 11 und EU – GMP Human.

Selbstverständlich können wir auch die Digitalisierung und elektronische Archivierung von GxP-Daten gemäß der einschlägigen Bestimmungen durchführen.

Z.A.S. HighQ

Z.A.S. HighQ ist das Archivsystem für besonders wertvolle oder schutzbedürftige Archivalien wie staatsanwaltliche Ermittlungsakten, Kunstobjekte oder auch museale Bestände.

Dazu stehen spezielle Z.A.S. OpenFile-Archive mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen und -einrichtungen unterschiedlicher Art, wie zum Beispiel:

- biometrische Zutrittssysteme
- verschließbare Rollregalsegmentanlagen
- automatische Brandbekämpfungsanlagen auf Gasbasis
- Luftqualitätsüberwachung
- Vollklimatisierung

Alternativ zur Verwaltung der Archivmedien mittels Barcode bieten wir auch die Ausstattung mit Radio Frequency Identification- Tags (RFID) zur kontinuierlichen automatischen Identifikation, Überwachung und Lokalisierung an.

Z.A.S. BackUp

Im Rahmen der Z.A.S. BackUp-Archivierung übernehmen wir Ihre digitalen Datenträger wie Discs, Bänder oder Festplatten sowie verschiedene Mikroformen zur externen Sicherheitsarchivierung.

Dazu verfügen wir über nach DIN 33901 elektromagnetisch geprüfte Räumlichkeiten und spezielle Datensicherheitsschränke. So stellen wir sicher, dass Sie bei Datenverlust jederzeit schnellstens auf die Sicherheitsdatenbestände zugreifen können, um etwaige Ausfallzeiten und die damit verbundenen Kosten so gering wie möglich zu halten.

Bei Bedarf können die benötigten Datenträger über die Z.A.S. Archiv-Internetkundendatenbank recherchiert und zum Datenimport in das Z.A.S. Web-Archiv beauftragt werden.

Bei Systemwechseln in Ihrem Hause archivieren wir auf Wunsch auch an die alte Hardware oder führe eine Migration der Daten auf das neue System durch.

Vorteile der externen Datenträgerarchivierung Z.A.S. BackUp

- sehr hohe Sicherheit bei Lagerung und Transport
- Schutz vor Feuer, Wasser, Sabotage und Einbruch
- klimatisierte Lagerung
- jederzeitige Verfügbarkeit Ihrer Datenträger
- internetbasierte Datenträgerlogistik direkt vom Ihrem Arbeitsplatz
- kontinuierliche Konsistenzkontrolle Ihrer Datenträger

Z.A.S. Xterm

Und wieder ein brisanter Datenfund. Personalakten in der Mülltonne, Kundendaten auf der gebraucht gekauften Festplatte ... Jedes Mal ein gefundenes Fressen für die Medien. Und nicht selten ein existenzielles Problem für die betroffenen Unternehmen.

Aus den Augen, aus dem Sinn? Das sollte nicht für Informationen gelten. Überlassen Sie auch bei der Entsorgung Ihrer Daten und Dokumente nichts dem Zufall.

Z.A.S. sorgt nicht nur für die sichere Archivierung von Akten und Datenträgern, sondern auch für deren ordnungsgemäße Vernichtung (Kassation). Entweder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen oder auch im laufenden Geschäftsbetrieb.

Auf Wunsch holen wir Ihre nicht archivpflichtigen oder -würdigen, aber datenschutzrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen in einem festen Turnus bei Ihnen ab und führen sie der ordnungsgemäßen Vernichtung zu. Dank spezieller Datensicherheitsbehälter ist auch während des Transportes die Sicherheit gewährleistet.

Dabei tragen wir neben dem Daten– auch dem Umweltschutz Rechnung und führen die verbleibenden Wertstoffe dem Recyclingkeislauf zu.

Unsere Leistungen:

– Kassation gem. DIN 32757 mindestens in der Sicherheitsstufe S2
– Dokumentation der Vernichtung über ein Datenvernichtungszertifikat
– Mobile und stationäre Akten- und Datenträgervernichtung
– Ökologische Entsorgung durch Rückführung der Wertstoffe in Recyclingkreisläufe

Gerne beraten wir Sie zu Fragen des Datenschutzes und anderer relevanter Bestimmungen zum Thema Kassation.